Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Unternehmen ihre E-Rechnungen und anderen digitalen Belege aufbewahren müssen. Besonders für Unternehmen, die zunehmend digital arbeiten, stellt sich die Frage:
Wie lange müssen E-Rechnungen nach GoBD digital aufbewahrt werden?
Die Antwort auf diese Frage ist entscheidend, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Ein Verstoß gegen die GoBD-Vorgaben kann schwerwiegende Folgen haben – von Strafen bis hin zu rechtlichen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Aufbewahrungsfristen für E-Rechnungen gelten, wie Sie diese Fristen einhalten und warum die Einhaltung der GoBD für jedes Unternehmen unerlässlich ist.
Was sind die GoBD?
Die GoBD definieren klare Regeln für die digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen. Diese Vorgaben gelten für alle Unternehmen, die ihre Buchführung und ihre steuerrelevanten Dokumente digital speichern. Unterlagen wie E-Rechnungen, digitale Verträge oder Lieferscheine müssen nach den GoBD vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
Die Einhaltung der GoBD sichert die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung und schützt Unternehmen vor möglichen Sanktionen durch Finanzbehörden. Besonders wichtig ist es, die geltenden Aufbewahrungsfristen für E-Rechnungen und andere digitale Dokumente zu beachten, um im Fall einer Prüfung die notwendigen Unterlagen vorlegen zu können.
Wie lange müssen E-Rechnungen nach GoBD aufbewahrt werden?
Die GoBD schreiben vor, dass E-Rechnungen und andere steuerlich relevante Dokumente über einen bestimmten Zeitraum hinweg digital und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Diese gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel:
- 10 Jahre für E-Rechnungen sowie alle steuerlich relevanten Buchführungsunterlagen und Geschäftspapiere.
Dabei muss sichergestellt werden, dass die Dokumente während dieser Zeit in einem unveränderbaren Format vorliegen, sodass sie bei Bedarf jederzeit vollständig und nachvollziehbar bereitgestellt werden können. Dies betrifft nicht nur E-Rechnungen, sondern auch andere digitale Belege wie Kontoauszüge, Lieferscheine oder Bestellbestätigungen.
Welche Anforderungen gibt es für die Aufbewahrung von E-Rechnungen?
Die Aufbewahrungspflichten von E-Rechnungen sind streng reguliert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Rechnungen den folgenden Anforderungen entsprechen:
- Unveränderbarkeit:
E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht zulässig. Deshalb sollten E-Rechnungen in einem formatunveränderbaren Format gespeichert werden, zum Beispiel als PDF/A.
- Maschinelle Auswertbarkeit:
Nach GoBD müssen die gespeicherten E-Rechnungen in einem maschinell auswertbaren Format vorliegen. Dies bedeutet, dass die Finanzbehörden im Falle einer Prüfung Zugriff auf die Daten erhalten müssen und diese maschinell weiterverarbeitet werden können. Formate wie XML oder ZUGFeRD (PDF mit integriertem Datensatz) erfüllen diese Anforderung.
- Sicherheit und Zugänglichkeit:
E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vor Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff geschützt werden. Eine regelmäßige Datensicherung ist Pflicht, um die Sicherheit der archivierten Rechnungen zu gewährleisten. Gleichzeitig muss der Zugriff auf die Dokumente jederzeit gewährleistet sein.
Aufbewahrungsfristen im Detail
Obwohl die allgemeine Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen bei 10 Jahren liegt, gibt es bestimmte Ausnahmen und Sonderregelungen, die beachtet werden sollten. Zum Beispiel:
- 6 Jahre gilt für aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe und andere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, aber nicht direkt zur Buchführung gehören.
- 10 Jahre für alle Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Inventare sowie steuerlich relevante Belege.
Es ist wichtig, diese Fristen genau zu kennen, um sicherzustellen, dass keine steuerlich relevanten Dokumente vorzeitig gelöscht oder unzugänglich gemacht werden.
Vorteile der Einhaltung der GoBD
Die korrekte Aufbewahrung von E-Rechnungen nach den GoBD hat mehrere entscheidende Vorteile für Unternehmen:
- Rechtssicherheit:
Durch die Einhaltung der GoBD-Anforderungen schützen Sie Ihr Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und möglichen Nachforderungen durch das Finanzamt. Bei einer Steuerprüfung können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß archiviert sind.
- Effizienzsteigerung:
Digitale Aufbewahrungssysteme ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente und reduzieren den Aufwand für die Suche nach Unterlagen. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltung und vermeiden zeitaufwendige manuelle Prozesse.
- Zukunftssicherheit:
Die Einhaltung der GoBD sichert nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern bereitet Ihr Unternehmen auch auf zukünftige Herausforderungen im Bereich der digitalen Buchführung und Archivierung vor. Cloud-basierte Speicherlösungen können eine sinnvolle Ergänzung zur langfristigen Datensicherung sein.
Statistik zur Bedeutung der digitalen Archivierung
Eine aktuelle Studie des Bundesverbandes der IT-Wirtschaft zeigt, dass 65% der Unternehmen, die eine automatisierte und GoBD-konforme digitale Archivierung nutzen, im Vergleich zu papierbasierten Systemen 30% Zeit bei der Buchhaltung und Dokumentenverwaltung einsparen. Diese Effizienzgewinne wirken sich direkt auf die Kostensenkung und den verbesserten Workflow aus.
Zitat zur GoBD-konformen Archivierung
Laut einer Analyse der DATEV eG, einem führenden Anbieter von Softwarelösungen für Steuerberater und Unternehmen:
„Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern eine Chance für Unternehmen, ihre digitalen Prozesse zu optimieren und langfristig von effizienteren Arbeitsabläufen zu profitieren.“
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden?
Die GoBD fordert Unternehmen heraus, ihre digitale Buchführung auf den neuesten Stand zu bringen. Dies ist jedoch keine unmögliche Aufgabe. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen und professioneller IT-Dienstleistungen können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen und andere steuerlich relevante Dokumente vollständig, sicher und unveränderbar aufbewahrt werden.
Ein gut implementiertes digitales Archivierungssystem erleichtert Ihnen nicht nur die tägliche Arbeit, sondern stellt auch sicher, dass Sie den Anforderungen der GoBD stets gerecht werden. Regelmäßige Überprüfungen und Audits helfen, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen.
Fazit: Die richtige Archivierung von E-Rechnungen nach GoBD sichert den Erfolg Ihres Unternehmens
Die korrekte und ordnungsgemäße Aufbewahrung von E-Rechnungen nach GoBD ist ein entscheidender Faktor für die langfristige Sicherheit und Effizienz Ihrer Buchhaltung. Eine strenge Einhaltung der Vorschriften schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen und gewährleistet, dass Ihre steuerlichen Dokumente jederzeit abrufbereit sind.
CentralApps unterstützt Sie dabei, eine maßgeschneiderte und GoBD-konforme Archivierungslösung zu implementieren. Wir bieten umfassende IT-Dienstleistungen, die Ihnen helfen, Ihre E-Rechnungen effizient, sicher und unveränderbar zu speichern, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Archivierungsprozesse zu optimieren und den nächsten Schritt in Richtung einer modernen, digitalen Buchhaltung zu machen.
Quellen: